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考え方・姿勢

業務をスムーズに引き継ぐための日頃からの心得

引継ぎのための訪問挨拶は今日で最後。

自分の引継ぎは主に上司と後輩の二人体制でやってくれているので、頼もしいことこの上なし。

ただ今になって思う。

もう少し引継ぎを意識して、日ごろの業務・後処理・書類整理等をしておけば良かったと。。

ウチの場合、退職や病欠を除いて担当が替わることはほぼありません。

個人がお客様につく形です。

ゆえに、自分だけが分かればイイという仕事のしかたになりがち。

ですが、あくまでも業務委託契約は会社対会社であるため、万が一のときのためにも誰に代わってもスムーズに業務を遂行できるような状況にしておかなければなりません

自分は割とそういったことを意識して仕事をしてきたと自負していましたが、いざ引継ぎをしてみると、まだまだ不十分だったなと反省するところが多々あります。

業務を後任者にスムーズに引き継ぐために大事なこと

  • まずは整理整頓。不要なものは捨て、大事なものは残しておく。取り出しやすい、扱いやすい状態にしておくこと。
  • 紙なら時系列に沿ってファイリングしておくこと。
  • データなら「なんの資料なのか」「いつ時点のものなのか」がファイル名で分かるようにすること。日付や資料種類によりフォルダ分けをすること。
  • なぜその結論に至ったのか、過程も記しておくこと。
  • 主語を明確にすること。誰が言ったのか、誰からの要望なのかを記すこと。
  • 誰が見ても分かるようにしておくこと。紙なら"読める字"で書き記すこと。データなら例えば網掛けや色づけの意味を記しておくこと。

上記のことを意識して仕事をすることは、後任者のみならず自分のためにもなるはずです。

起業に向け一言

やっぱ基本は整理整頓かなぁ

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